В связи с пандемией все мероприятия переходят в онлайн. Как быть если запланирована конференция, со многими залами, ораторами и гостями? На помощь придет Zoom. Но каким образом он вам поможет в доступном виде информацию я нигде не нашел. Поэтому пришлось тыкаться и находить ответы уже в процессе. Делюсь опытом.

  1. При покупки лицензии у вас открывается много новых настроек и возможностей в личном кабинете (раздел Администратор).
  2. Вы можете купить множество лицензий на свой аккаунт и потом передавать их по своему усмотрению.
  3. Т.е. есть возможность централизованного управления всеми конференциями.
  4. Есть удобная функция автоматической записи конференции в облако (что б желающие потом могли посмотреть выступление в записи)
  5. Число участников в одной конференции не больше 100 человек, если нужно больше, то надо докупать специальную лицензию на 500 или 1000 человек.

 

1      Теперь рассмотрим как управлять лицензиями, планировать конференции, назначать ораторов.

Что б управлять и назначать лицензии у вас должна быть лицензия и еще одна лицензия свободная (т.е. минимум надо купить две лицензии. Одну себе, другую передавать).

Первое что надо сделать это отправить всем ораторам на почту приглашение вступить в ваш «клан». Администратор – управление пользователями – пользователи – добавить пользователей. И указываете электронные адреса всех ораторов. После им на почту придет приглашение, и им надо будет пройти по ссылке в письме, и тогда вы будете их видеть в своем списке пользователей.

После появления их в списке пользователей. Вы можете раздавать им свои лицензии (например: одному дать просто лицензию, а другому лицензию и увеличенную комнату на 500 человек), так же вы можете отбирать лицензии и передавать другим неограниченное число раз.

Казалось бы лицензии раздали, можно и планировать время конференции кому и когда выступать, а хренушки. В зумме не все так просто. Что б планировать конференции пользователей из своего списка, эти пользователи должны дать разрешение на это. Каждый должен зайти в личный кабинета zoom

Настройки – конференция - Привилегия планирования (в самом низу списка) - Назначить привилегии планирования для +

И они там должны указать вашу почту.

После этого при планировании конференции у вас будет возможность выбора пользователя для кого это конференция.

Данный вариант наиболее правильный, но требует много телодвижений от оратора. Если вы не планируете работать с оратором долгое время, то можно воспользоваться кривым решением.

Запланировать конференцию себе, но в самом низу в поле «альтернативный организатор» написать электронный адрес оратора (притом у него и у вас должна быть лицензия). В принципе вы так можете указать всех ораторов, но если вдруг вы решите со своего аккаунта создать конференцию или зайти в чужую – всех выкинет. И это неприятно будет всем. Поэтому данный способ кривой.

Так же оратор, самостоятельно может запланировать свою конференцию, но вам будет неудобно собирать данную информацию если ораторов много, а так же вы будете недовольны, если надо будет производить корректировки по времени (обзванивать ораторов и просить их поменять время выступления в zoom )

 

В чем плюс записи конференции в облако?

Меньше головной боли. Завершилась конференция уже через небольшое время (в зависимости от длины конференции и качества вэб камеры) можете просмотреть конференцию в записи и поделится с другими.

 

В чем минусы записи конференции в облако?

Бесплатно доступно 1 Gb это примерно 3 часа трансляции. Т.е. довольно мало. Дополнительное место стоит значительно денег.

В облако записывается только главный экран (тот кто говорит), этого обычно достаточно, но не создает эффект, что было много народу.

Как грамотно вести большие конференции? (с большим числом участников)

Тут нужно разделение труда, оратор вещает, а технический специалист (или модератор) следит кому выключить микрофон, кому дать возможность включить микрофон, когда включить ролик, картинку, презентацию, следить за чатом. Только опытные  ораторы могут делать все это самостоятельно.

 

PS Я написал про основные моменты, но конечно деталей много, которые возможно напишу позже.